NetSuite y elegir ERP
Tipos de ERP: Tier 1, Tier 2 y Tier 3, y cuál necesita tu empresa
Qué distingue a los ERP Tier 1, Tier 2 y Tier 3, a qué empresas atiende cada nivel y cómo saber en cuál está la tuya hoy y en tres a cinco años.
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Elegir un ERP por marca es empezar por el final. La pregunta útil para la dirección es qué tipo de sistema exige hoy la operación y cuál exigirá en tres a cinco años, porque un mismo sistema puede ser justo lo que necesita un grupo con cinco entidades legales y un exceso para una empresa con una sola.
El mercado suele ordenar los ERP en tres niveles, o tiers, según el tamaño y la complejidad de las empresas a las que atienden. No es una clasificación oficial ni tiene fronteras rígidas, pero sirve para ubicar dónde está tu empresa y hacia dónde va.
Tier 1: corporativos y grupos con operación compleja
Aquí están los sistemas pensados para corporativos y grupos con varias entidades legales, operación en más de un país, varias monedas y procesos que no caben en una configuración estándar. En el portafolio de Oracle, este nivel lo ocupan Oracle Fusion Cloud ERP y E-Business Suite; en el mercado, otra referencia habitual es SAP S/4HANA.
Lo que define a este nivel es el tipo de problema que resuelve:
- Consolidación financiera de varias entidades, con reglas contables distintas por país.
- Compras, inventario y cadena de suministro con muchos pasos, aprobaciones y excepciones.
- Un volumen de transacciones donde cerrar el mes a mano ya no es una opción.
- Un equipo interno o un partner que pueda sostener un sistema con mucha configuración.
El costo de entrada, en dinero y en tiempo de implementación, es mayor que en los otros niveles. Para una empresa mediana con una sola entidad, esa capacidad suele quedar sin usar. Para una con operación compleja, lo que duele es lo contrario: un sistema más chico que obliga a parches y a migrar otra vez en pocos años.
Tier 2: empresas medianas y filiales que crecen
Es el nivel de las empresas medianas y de las filiales de grupos más grandes, que ya rebasaron lo básico pero todavía no necesitan la maquinaria completa de una corporación. En el portafolio de Oracle, este nivel lo ocupa NetSuite; otra referencia del mercado es Microsoft Dynamics 365.
NetSuite es un ERP nativo de nube que integra finanzas, inventario, compras y comercio electrónico en una sola base de datos, con dos actualizaciones al año a cargo de Oracle. Con su edición OneWorld opera varias subsidiarias, monedas e idiomas con consolidación financiera, lo que le permite acompañar a la empresa cuando crece a más entidades o países sin cambiar de sistema.
En este nivel, lo que distingue una buena decisión no está en la lista de módulos sino en el licenciamiento, en la capacidad de quien implementa y en qué tan lejos llega el sistema antes de que toque migrar.
ERP en dos niveles: matriz y filiales con sistemas distintos
Muchos corporativos combinan niveles: un ERP Tier 1 en la matriz y uno Tier 2 en filiales, unidades de negocio o empresas adquiridas, con la información financiera integrada hacia el corporativo. A este esquema se le conoce como ERP de dos niveles (two-tier ERP). Para la filial, la ventaja es arrancar más rápido y con un costo proporcional a su tamaño; para el corporativo, conservar la visibilidad y el control sin extender su sistema a cada entidad.
En México, el modelo tiene una condición que conviene resolver desde el diseño: la filial tiene que cumplir CFDI, complementos y reportes del SAT que la configuración del corporativo no necesariamente contempla. De eso depende que el modelo funcione o que la filial termine operando por fuera del sistema.
Tier 3 y sistemas contables: el punto de partida
El Tier 3 agrupa ERP de entrada para empresas pequeñas, con menor costo y un alcance más acotado. En México, además, muchas empresas no pasan de Excel directo a un ERP. Pasan primero por un sistema contable o administrativo, que resuelve bien la contabilidad, la emisión de CFDI, los bancos y la facturación e inventario básicos.
Un sistema contable organiza el área de finanzas; un ERP conecta además compras, inventario, ventas y proyectos sobre una sola base de datos. Para una empresa con una entidad y una operación sencilla, el sistema contable puede ser la herramienta correcta durante años.
El sistema contable se queda corto cuando aparecen situaciones como estas:
- Tienes más de una empresa o sucursal y necesitas cifras consolidadas sin armar un Excel encima.
- Inventario, ventas y contabilidad viven en programas distintos y alguien los concilia a mano cada mes.
- Necesitas flujos de aprobación, control de proyectos o costeo que el sistema no contempla.
- El cierre de mes depende de exportar, limpiar y volver a cargar información.
Si alguna te suena, no significa que lo que usas esté mal. Significa que la operación creció más que el tipo de herramienta.
Cómo saber en qué nivel está tu empresa
Ningún tipo de sistema es correcto por sí solo. Estos cuatro criterios ordenan la decisión mejor que cualquier tabla de funciones:
- Tamaño y número de entidades: cuántas empresas legales, países y monedas tienes hoy, y cuántas tendrás en tres a cinco años.
- Complejidad de la operación: si manufacturas, distribuyes, vendes por varios canales o prestas servicios por proyecto, y cuántas excepciones tiene tu proceso normal.
- Localización fiscal mexicana: cómo resuelve el sistema CFDI, contabilidad electrónica y DIOT, y quién lo actualiza cuando cambia una regla del SAT.
- Quién lo sostiene después: el proyecto no termina en la puesta en marcha. Pregunta quién resuelve dudas en el mes seis y qué puede operar tu equipo sin depender del implementador.
El cuarto criterio es el que más se omite y el que más pesa con el tiempo. Un sistema bien elegido rinde lo que promete cuando alguien lo sostiene.
Un ejercicio útil: responde esos cuatro criterios con datos de tu operación actual, no con lo que esperas ser en diez años. Después descarta los niveles que quedan muy por debajo o muy por encima. Lo normal es que queden dos o tres opciones, y ahí sí vale la pena pedir demostraciones con tus propios casos, no con los de un catálogo.
Si todavía operas con Excel o con un sistema contable
En CETERiS trabajamos con Oracle desde 2008, con Fusion Cloud ERP, NetSuite y E-Business Suite, y acompañamos a empresas en México y Latinoamérica en el paso del sistema contable al ERP y en la localización fiscal que exige cada país.
Si hoy tu operación vive en Excel o en un sistema contable y no sabes si ya es momento de dar el salto, la guía De Excel a ERP explica cómo averiguarlo con tu propia operación, antes de pedir una sola cotización.
Fuentes
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