Rescate de proyectos ERP
Tu equipo sigue en Excel aunque ya tienes ERP: por qué pasa y cómo se corrige
El ERP está en producción, pero el cierre se sigue haciendo en hojas de cálculo. Por qué pasa, cuánto le cuesta a tu empresa y cómo se corrige.
· 5 min de lectura
El ERP salió a producción hace meses y el proyecto se dio por cerrado. Aun así, el cierre del mes termina en una hoja de cálculo: alguien exporta, ajusta a mano y manda por correo la versión que sí se usa para decidir. Nadie lo reporta como una falla, porque la operación sigue corriendo.
Es un ERP que se usa a medias. Y casi nunca es un problema de las personas: quien rehace un reporte en Excel está resolviendo algo que el sistema no le resolvió. Corregirlo empieza por encontrar qué fue.
Las señales
Parte del trabajo que debería ocurrir en el sistema ocurre a un lado:
- Exportar y rehacer: cada cierre empieza con una exportación y termina en un archivo ajustado a mano.
- Reportes paralelos: dos versiones del mismo reporte, la del ERP y la que de verdad se presenta.
- Capturas dobles: el mismo dato vive en el sistema y en un archivo aparte, y el que se consulta es el archivo.
- Conciliaciones fuera del sistema: cada mes, como rutina y no como excepción.
- Cifras que no cuadran: finanzas y operaciones llegan a la misma junta con números distintos del mismo mes.
- Archivos con dueño: un archivo que solo una persona entiende y del que depende el cierre.
Una señal aislada es un caso puntual. Si se repiten cada mes y en más de un área, parte de la operación ya se mudó fuera del sistema. Y cada archivo paralelo le resta al ERP lo que justificó su inversión: una sola fuente de información para toda la empresa.
Por qué pasa
El equipo vuelve a la hoja de cálculo porque ahí encuentra lo que el sistema no le da. Estas son las tres causas que más encontramos en CETERiS cuando un ERP no termina de usarse.
El diseño no corresponde a cómo opera el negocio
El sistema se configuró para el proceso como se describió durante el proyecto, no como se trabaja un día de cierre. Quedaron excepciones sin modelar, aprobaciones que en la práctica van por otro camino y catálogos que no reflejan cómo se analiza el negocio. Donde el sistema no admite el caso real, la hoja de cálculo sí.
La capacitación cubrió las pantallas, pero no el origen de las cifras
La gente aprendió dónde capturar y qué botón sigue. Con frecuencia queda fuera de dónde sale cada número de un reporte y cómo comprobar que es correcto. Sin esa ruta, la persona prudente verifica en su propio archivo. Es una conducta razonable, no resistencia al cambio.
Prácticas heredadas del sistema anterior
Los pasos manuales que existían por las limitaciones del sistema anterior se mudaron al nuevo sin que nadie los cuestionara. El ERP quedó montado encima de la costumbre en lugar de reemplazarla.
Sobre esas causas actúan dos aceleradores. El primero es la confianza: basta que una cifra no cuadre una vez para que el equipo use el sistema solo para capturar. La confianza se pierde de golpe y se recupera despacio. El segundo es el reporte que el sistema no da en el formato que pide la dirección o la autoridad. Se exporta, se arma, se manda, y con el tiempo ese archivo se vuelve el reporte oficial.
Qué le cuesta a la empresa
No aparece en el presupuesto, pero se paga en cuatro lugares:
- Control: las aprobaciones, permisos y bitácoras del sistema no alcanzan lo que pasa dentro de un archivo, donde una fórmula cambia sin dejar rastro.
- Auditoría: si la cifra final sale de un archivo, hay que demostrar en cada revisión cómo se llegó de la transacción a ese número.
- Tiempo de cierre: dura lo que dura el paso manual más lento y depende de quien lo hace.
- Decisiones: cuando dos áreas llegan con cifras distintas, la junta se va en discutir cuál es la correcta.
Y cada mes que el archivo paralelo sigue vivo, más procesos se apoyan en él y más se aleja el retorno que justificó el proyecto.
Cómo se corrige
1. Medir dónde se sale la operación del sistema
El punto de partida es el inventario de los archivos que acompañan al ERP: quién los usa, qué toman del sistema, qué les agregan a mano y a quién se los entregan. Después se rastrea la cifra que llega a la dirección, desde el reporte final hasta la transacción que la originó. El resultado es un mapa de dónde y por qué se sale la operación. Sin él se corrige por intuición.
2. Distinguir qué falta
Puede ser configuración: el sistema puede hacerlo, pero no está ajustado a la operación. Puede ser capacitación: el sistema ya lo hace y el equipo no sabe dónde ni cómo comprobarlo. O puede ser un reporte: el dato existe, pero no la vista. Este se construye sobre el propio sistema, o con Oracle APEX sobre la misma información cuando el ERP no lo permite de origen, para que la fuente siga siendo una sola.
3. Corregir por prioridad
Primero lo que toca el cierre, el control y lo que se entrega a la dirección o a la autoridad; después, lo que ahorra tiempo diario. Un proceso a la vez. Antes de retirar un archivo paralelo, se corre un cierre con ambos y se comparan las cifras. Cuando coinciden, se retira de forma explícita: mientras exista, seguirá siendo la referencia.
4. Saber cuándo pedir apoyo
El equipo interno puede resolverlo cuando el problema se limita a uno o dos procesos y hay alguien con tiempo y autoridad para decidir. Conviene un diagnóstico cuando cruza varias áreas o nadie puede distinguir con certeza qué falta. Y conviene un rescate formal cuando la causa es de diseño o de datos de fondo, y la corrección ya es un proyecto con alcance y fecha.
Para evitar la recaída, las necesidades nuevas tienen que tener a dónde ir. Quien no encuentra respuesta abre otra hoja de cálculo. Eso es soporte continuo, y en CETERiS lo ofrecemos con CETERiS Care.
Por dónde empezar
Pide esta semana a cada director de área la lista de archivos con los que cierra el mes y concilia. Es una instrucción de una línea y es el inicio del mapa. Para ubicar en qué punto está tu implementación, haz el autodiagnóstico en www.ceteris.mx/autodiagnostico-erp/.
Si el mapa muestra que el problema es de fondo, en CETERiS trabajamos con Oracle desde 2008, con Fusion Cloud ERP, NetSuite y E-Business Suite, y ofrecemos diagnóstico, rescate de proyectos ERP y soporte continuo con CETERiS Care.
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